GEDRAGSCODE
Klachtbehandelaars Psychosociale Arbeidsbelasting en Integriteit aangesloten bij de LVKB.
Deze gedragscode (hierna: gedragscode) is een richtlijn voor het professioneel handelen van de bij de Landelijke Vereniging van klachtbehandelaars PSA en Integriteit (LVKB) aangesloten leden klachtbehandelaars (hierna lid). De gedragscode dient zowel als informatievoorziening voor de degenen die zich tot de klachtencommissie wenden, als voor de opdrachtgever/organisatie door wie de leden van de klachtencommissie zijn aangesteld. Het dient als maatstaf voor de wijze waarop de klachtbehandelaar die lid is van de LVKB de taak uitoefent.
Beroepsethiek en integriteit
1. Een lid gedraagt zich zoals van een behoorlijk klachtbehandelaar mag worden verwacht, namelijk dat die de professionele code, de gedragscode en de algemene sociale en ethische normen en waarden naleeft en handhaaft, ook bij druk van buitenaf om hiervan af te wijken.
2. Een lid treedt tenminste op als een bekwaam en redelijk handelend klachtbehandelaar, waarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht wordt genomen.
3. Een lid is minstens vijf (5) jaar praktiserend op het gebied van ongewenst gedrag en integriteit.
4. Het lid is zich ervan bewust dat onder het naleven van sociale en ethische normen onder meer valt het niet aannemen van giften en geschenken en het niet aangaan of onderhouden van persoonlijke relaties, van welke aard dan ook, met de opdrachtgever en/of één van de zich tot de klachtencommissie gewende partijen en/of vertegenwoordigers.
5. Een lid houdt zich aan de verordeningen en reglementen van diens beroepsgroep.
Onafhankelijkheid en goede procesorde
6. Een lid stelt zich onafhankelijk op, los van elk persoonlijk belang zowel in privé als in het werk.
7. Een lid dient zich uitsluitend te laten leiden door de belangen van partijen en nimmer door eigen belang, dan wel eventuele belangen van de organisatie.
8. Een lid staat boven de partijen, en draagt (mede) zorg voor een goede procesorde.
9. Een lid conformeert zich inzake een klacht aan de procedure zoals vastgelegd in het reglement klachtenbehandeling van de opdrachtgever en werkt volgens de door opdrachtgever vastgestelde procedure, of bij ontbreken van een (deugdelijke) klachtenprocedure de klachtenprocedure van de LVKB.
10. Een lid draagt zorg voor de zorgvuldige en vlotte afwikkeling van de klacht.
11. Een lid zal geen zitting nemen in een commissie als die op enigerlei wijze in verband met de klacht kan worden gebracht.
12. Een lid zal geen zitting nemen in een commissie als die korter dan 6 maanden voor de aanvang van de klachtenprocedure, aan de onderneming van de opdrachtgever verbonden is geweest.
Vertrouwelijkheid
13. De klachtbehandelaar heeft een geheimhoudingsplicht van al hetgeen in verband met de behandeling van de klacht ter kennis is gekomen, die ook voortduurt na beëindiging van de procedure.
14. De klachtbehandelaar heeft geen wettelijk verschoningsrecht.
15. Van een klachtbehandelaar wordt verwacht dat die evenwichtig, flexibel en doortastend is en over een empatisch vermogen beschikt, met materiedeskundigheid en vaardigheid in woord en geschrift. Verder zijn een dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling vereist en een gestructureerde wijze van denken. Discretie is een vereiste, alsmede het vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband te werken.
Kernwaarden en competenties
16. De essentie van de beroepshouding is dat de klachtbehandelaar integer en betrouwbaar is, het vak naar beste kunnen uitoefent.
17. Een lid geeft openheid over relevante kwalificaties/competenties en werk en overlegt een recente verklaring omtrent het gedrag (VOG).
18. Een lid heeft de bereidheid zich doorlopend bij te scholen en verder te ontwikkelen als klachtbehandelaar en doet dat ook.
(Tussentijds) beëindigen werkzaamheden
19. Een klachtbehandelaar kan op basis van eigen professionele verantwoordelijkheid en naar de eisen van de redelijkheid de werkzaamheden voor de klachtencommissie (tussentijds) beëindigen. Indien de klachtbehandelaar tussentijds beëindiging overweegt dient die dit voorafgaand met de overige klachtbehandelaars van de klachtencommissie en partijen te bespreken tenzij sprake is van een zodanige situatie dat dit in alle redelijkheid niet kan worden gevraagd van de klachtbehandelaar.
20. Voorts beslist bij een gerede met redenen omklede wraking van een klachtbehandelaar de overige leden van de klachtencommissie in overleg met opdrachtgever over een adequate vervanging.
Dossiervorming
21. De klachtbehandelaar, tevens voorzitter van de klachtencommissie dient de dossiers die voor de behandeling van de klacht zijn aangelegd zodanig te bewaren dat ze niet toegankelijk zijn voor derden.
22. Het dossier dat de klachtbehandelaar opbouwt blijft vertrouwelijk, tenzij openbaarmaking noodzakelijk is in het kader van een civielrechtelijke procedure.
23. De bewaartermijn van dossiers waarvan de kwestie is afgerond worden na vijf (5) jaren uit het archief van de voorzitter van de klachtencommissie verwijderd en vervolgens vernietigd.
Vastgesteld 7 mei 2019