Klachtenprocedure LVKB: hoe dient u een klacht in?

  1. Definities
    1.1 In dit klachtenreglement wordt verstaan onder:
    1.2 beklaagde: de medewerker waartegen de klacht in verband met ongewenst gedrag is gericht;
    1.3 klacht: een uiting van onvrede over het handelen, het bejegenen of het nalaten om tot handelen over te gaan door een medewerker die door de klager als onjuist wordt ervaren;
    1.4 klachtencommissie: de commissie die op grond van het klachtenreglement LVKB een klacht inzake ongewenst gedrag in behandeling neemt en hierover advies aan het betreffende bestuurslid uitbrengt;
    1.5 klager: degene die op grond van dit klachtenreglement een klacht indient bij de klachtencommissie;
    1.6 medewerker: zowel degene die als werknemer in de zin van het Burgerlijk Wetboek een arbeidsovereenkomst heeft ten tijde van het gedrag met de opdrachtgever als extern ingehuurde werknemers en vrijwilligers.
    1.7 ongewenst gedrag: gedrag dat bestaat uit een handelen of juist een nalaten van handelen door een medewerker werkzaam bij opdrachtgever dat als ongewenst en ongepast wordt ervaren maar niet beperkt tot gedrag dat valt binnen de begrippen (seksuele) intimidatie, agressie, geweld en pesten zoals bedoeld in artikel 1, derde lid, sub e. van de Arbeidsomstandighedenwet, alsmede discriminatie zoals bedoeld in de Algemene wet gelijke behandeling. 1.8 opdrachtgever: de organisatie met wie LVKB een overeenkomst heeft voor het behandelen van klachten. 1.9 discriminatie: ongewenst gedrag op basis van sekse, ras, geloofsovertuiging, seksuele voorkeur, cultuur of achtergrond van zodanige aard dat het de waardigheid en/of lichamelijk integriteit van een persoon aantast. 1.10 (seksuele) intimidatie: gedrag dat met het geslacht van een persoon verband houdt en dat tot doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast en dat een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd. -ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard waarbij tevens sprake is van één van de volgende punten: (a) onderwerping aan dergelijk gedrag worden hetzij expliciet hetzij impliciet gehanteerd als voorwaarde voor de tewerkstelling van een persoon; (b)onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door een persoon wordt gebruikt of mede gebruikt als basis voor beslissingen die het werk van deze persoon raken; (c)dergelijk gedrag heeft het doel de werkprestaties van een persoon aan te tasten en/ of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving te creëren dan wel heeft tot gevolg dat de werkprestaties van een persoon worden aangetast en/ of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving wordt gecreëerd. 1.11 agressie en geweld: voorvallen waarbij een persoon psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van de arbeid. 1.12 pesten: alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van één of meerdere personen gericht tegen één persoon of een groep van personen die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag.
  2. De procedure
    Indienen van de klacht:
    2.1 De klager stuurt een klacht naar het secretariaat van de klachtencommissie conform het klachtenreglement van de opdrachtgever en deze klachtenprocedure van LVKB met alle relevante informatie.
    2.2 De klacht bevat een omschrijving van de omstandigheden die tot de klacht hebben geleid, met vermelding van zo mogelijk datum, tijd, plaats, omstandigheden, de inhoud van het gedrag, voorval, kerngegevens van het geval, de beschrijving van de door klager reeds ondernomen stappen, de naam, functie en werkplek van de beklaagde en aanduiding van eventuele getuigen, eventuele bewijsmiddelen (tip: benoem concrete feiten: benoem welke vorm van ongewenste omgangsvormen het betreft, beschrijf het zo concreet mogelijk en onderbouw de ongewenste omgangsvormen zo mogelijk met e-mails, verslagen van gesprekken die zijn gevoerd, etc.).
    2.3 De klacht dient voorzien te zijn van , naam, telefoonnummer, e-mailadres, veilige kopie identiteitsbewijs en van de klager en dagtekening.
    2.4 Het secretariaat van de LVKB stuurt binnen 5 werkdagen een bevestiging van ontvangst en algemene informatie over de procedure aan de klager en de opdrachtgever. Ook de beklaagde ontvangt een afschrift van de klacht, het klachtenreglement van de opdrachtgever deze klachtenprocedure van LVKB en informatie over de verdere procedure.
  3. De klachtencommissie
    3.1 De klachtencommissie bestaat uit 3 leden, een voorzitter (jurist), een gedragsdeskundige en een secretaris.
    3.2 De klachtencommissie besluit bij meerderheid van stemmen. Alle drie (3) leden dienen aanwezig te zijn of zich laten vertegenwoordigen door een plaatsvervanger.
    3.3 Indien een lid van de klachtencommissie op enigerlei wijze bij een klacht betrokken is, neemt die geen deel aan de behandeling en wordt die vervangen.
    3.4 De klachtencommissie beoordeelt binnen een termijn van 4 weken of de klager ontvankelijk is in diens klacht en of de klacht in behandeling wordt genomen op basis van de criteria zoals beschreven in deze klachtenprocedure van de LVKB . Deze termijn kan een keer met 4 weken worden verlengd, indien de omstandigheden van het geval daartoe aanleiding geven.
    3.5 De klacht hoeft niet in behandeling te worden genomen indien deze is ingediend later dan twee jaar nadat de (laatste) gebeurtenis waarop de klacht betrekking heeft plaatsvond, dan wel indien deze betrekking heeft op een gedraging waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze regeling is behandeld. De klachtencommissie kan voorts de klacht niet in behandeling nemen indien er samenloop is met voor beroep vatbare besluiten of een opsporingsonderzoek, dan wel indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.
    3.6 Wanneer de klager niet ontvankelijk is in diens klacht worden de klager, de beklaagde en de opdrachtgever daarover met redengeving bericht.
    3.7 Wanneer de klager ontvankelijk is in diens klacht en die in behandeling wordt genomen, start het onderzoek. De klager, de opdrachtgever en beklaagde krijgen daarvan bericht.
    3.8 Bij kennelijke tegenstrijdigheid tussen het klachtenreglement van de opdrachtgever en de klachtenprocedure van LVKB, is het klachtenreglement van de opdrachtgever leidend.
  4. Onderzoek
    De klachtencommissie onderzoekt de klacht met respect voor hoor en wederhoor en discretie. Dat betekent dat:
    4.1 De beklaagde in de gelegenheid gesteld wordt schriftelijk op de klacht te reageren. Indien er nieuwe feiten of omstandigheden worden gesteld, dan krijgt de klager de mogelijkheid daarop schriftelijk te reageren.
    4.2 Tijdens het onderzoek kan de klager zich laten bijstaan door de vertrouwenspersoon of een zelfgekozen raadsman of -vrouw. De beklaagde kan zich door een zelf gekozen vertrouwenspersoon en/of raadsman of –vrouw laten bijstaan.
    4.3 De klachtencommissie onderzoekt de klacht en is daarbij bevoegd die informatie in te winnen die zij nodig acht. De klachtencommissie heeft recht op alle informatie van de zijde van de opdrachtgever die zij bij het onderzoek nodig heeft.
    4.4 Er is een zitting waarbij de commissieleden vragen stellen ter verduidelijking van de kwestie. De opdrachtgever stelt de opgeroepen partijen in de gelegenheid om onder werktijd ter zitting te zijn.
    4.5 Zowel klager als beklaagde kunnen zich op de hoorzitting laten bijstaan door een vertrouwenspersoon en/of een raadsman/vrouw.
    4.6 Indien de klacht in behandeling wordt genomen, worden klager en beklaagde in elkaars aanwezigheid door de klachtencommissie gehoord, tenzij één der partijen expliciet verzoekt om apart te worden gehoord.
    4.7 De klachtencommissie is bevoegd om getuigen te horen, en deskundigen te raadplegen, al dan niet op verzoek van klager en beklaagde.
    4.8 De (hoor)zittingen zijn besloten en worden op een neutrale locatie gehouden die discretie waarborgt. Voor het bepalen van de zittingsdatum worden verhinderdata van partijen opgevraagd, na positief besluit op ontvankelijkheid.
    4.9 Van iedere hoorzitting wordt door de klachtencommissie een verslag gemaakt.
    4.10 Iedereen die gehoord is, kan tot tien dagen na verzending instemmen met het verslag, dan wel een correctie aangeven op het verslag en/of bijlagen toevoegen. Indien de secretaris de eventuele correctie en/of bijlagen niet binnen tien dagen heeft ontvangen, staat de inhoud van de verslagen vast.
    4.11 In voorkomende gevallen kan een getuige – al dan niet op verzoek van de commissie- een schriftelijke verklaring afleggen.
    4.12 Deze verklaring wordt niet anoniem afgelegd en wordt aan klager en beklaagde toegezonden.
    4.13 De klachtencommissie kan de klager en de beklaagde verzoeken om onderling tot een vergelijk te komen. De klachtencommissie kan hierbij een voorstel doen voor een aan te wijzen onafhankelijke bemiddelaar van buiten de organisatie. De vertrouwenspersoon staat eventueel de klager (of de beklaagde) bij en kan derhalve niet als bemiddelaar optreden.
    Versie 2 maart 2023
    4.14 Indien een vergelijk niet binnen twee weken tot stand is gekomen, zet de commissie de behandeling voort.
  5. Anonieme getuige
    5.1 Een getuige die anoniem wenst te blijven, kan een schriftelijk verzoek tot bescherming van de identiteit doen aan de commissie.
    5.2 In het geval dat de commissie het verzoek schriftelijk en met redenen omkleed niet toestaat, kan de getuige zich te allen tijde terugtrekken.
    5.3 Bij het horen van een anonieme getuige zijn slechts de leden van de klachtencommissie, de secretaris en, op verzoek van de getuige, een (zelfgekozen) derde aanwezig.
    5.4 In uitzonderlijke gevallen kan de anonieme getuigenis schriftelijk worden gedaan. De commissie heeft in dat geval de mogelijkheid schriftelijk vragen stellen.
    5.5 Het verslag van de hoorzitting is geanonimiseerd en is alleen bestemd voor de leden van de klachtencommissie (wordt niet verstrekt aan klager en beklaagde).
  6. Oordeelsvorming
    6.1 De klachtencommissie brengt binnen de termijn van 6 weken na de laatste zitting, een onderzoeksverslag uit aan de opdrachtgever. Indien het onderzoeksverslag niet tijdig kan worden uitgebracht, stelt de klachtencommissie de klager, de beklaagde en de opdrachtgever daarvan met redenen omkleed in kennis. De termijn waarbinnen het onderzoeksverslag wel te verwachten is mag maximaal één maal uitgesteld worden met 6 weken.
    6.2 In het onderzoeksverslag stelt de klachtencommissie vast of de klacht (gedeeltelijk) gegrond of ongegrond is. Tevens adviseert de klachtencommissie de opdrachtgever over de te nemen maatregelen.
    6.3 Een afschrift van het onderzoeksverslag, met het verslag van de hoorzitting, wordt toegezonden aan de klager, de beklaagde, het bevoegd gezag van de opdrachtgever en indien van toepassing/gewenst aan de vertrouwenspersoon.
  7. Advies
    7.1 De klachtencommissie brengt na behandeling van een klacht schriftelijk advies uit aan het bevoegd gezag van de opdrachtgever. Een afschrift van het advies en het verslag van de hoorzitting wordt aan klager en aan beklaagde verzonden.
    7.2 Het in het eerste lid van dit artikel genoemde advies omvat ten minste: (a) een omschrijving van de klacht; (b) een omschrijving van de procedure; (c) een verslag van de hoorzittingen; (d) een met redenen omkleed oordeel over de klacht; en (e) een motivering van het oordeel. 7.3 De klachtencommissie houdt bij het uitbrengen van een advies o.a. rekening met de volgende beoordelingsaspecten: (a) aard en ernst van het ongewenste gedrag; (b) eenmalig of structureel gedrag; (c) verschil in machtspositie; (d) toerekenbaarheid beklaagde; en (e) hoe is er in eventuele andere cases beslist?
  8. Bewaartermijn & Geheimhouding
    8.1 Alle personen die betrokken zijn bij het onderzoek en uit dien hoofde kennis hebben verkregen van vertrouwelijke gegevens zijn gehouden tot geheimhouding. De klachtencommissie draagt er zorg voor dat klachtendossiers zorgvuldig worden bewaard.
    8.2 Vijf jaar na beëindiging van de behandeling van de klacht door de klachtencommissie wordt een dossier vernietigd.